Cómo Administrar eficientemente tu tiempo.

Te a pasado que tienes tantas cosas que hacer que no sabes por dónde empezar?

Tienes la sensación de que la cantidad de tareas y pendientes se amontonan y nunca eres capaz de terminar con ellas?

No te preocupes demasiado eso es algo normal y nos pasa a todos.

En lo que debes pone tu atención es en todas las tareas que te exiges en relación a tu tiempo y recursos disponibles, porque puedes tener alguna actividad importante o urgente que estés dejando pasar desapercibida y por consecuencia no llegues a realizarla.

Y es que, a veces, es fácil perdernos entre la multitud de obligaciones del día a día, perdiendo el foco de lo realmente importante y malgastando nuestro tiempo en asuntos de poca importancia, cuando hay temas donde nos la jugamos que se quedan en el aire. Establecer prioridades es, por ende, la única forma de poder asegurarnos de que abordamos correctamente las tareas y objetivos principales, dejando para luego todo los secundario.

Hasta aquí la teoría básica, elemental. Repetitiva, incluso. Pero esa priorización de tareas tan obvia nos lleva a una pregunta que no lo es tanto: ¿cómo decidimos qué es prioritario y qué no? Salvo que tengamos a un jefe directo que se dedique a asignarnos cada tarea en cada momento, lo normal es que seamos nosotros los que decidamos qué y cómo hacer. Y en esa decisión, a veces la razón no se impone, sino que lo hacen otros factores como el cansancio, la motivación o la ilusión por cada proyecto concreto.

Precisamente para eliminar estos factores subjetivos de la ecuación y ayudarnos a filtrar las prioridades en el trabajo de forma totalmente realista, los expertos en productividad y trabajo han desarrollado multitud de metodologías que ayudan en este necesario proceso. Entre ellas, una de las más conocidas es la denominada Matriz de Eisenhower.

¿Qué es?

Se trata de una representación gráfica, en un cuadrante de dos ejes, de los distintos niveles de importancia y urgencia de una tarea específica. Se trata de una clasificación diaria de temas pendientes de ejecución, colocados en un total de cuatro bloques diferenciados entre sí y que ejemplifican diferentes grados de prioridad. De esta forma, con un simple golpe de vista, podremos ver todo lo que tenemos encima de la mesa y a qué debemos prestar atención en primer lugar.

¿Cómo funciona la matriz del tiempo de Eisenhower?

Se trata de un cuadrante de dos ejes: importancia y urgencia. Estos son los dos factores en los que debemos medir cada tarea, asignándoles un valor absoluto (sí importante/urgente o no). La combinación de esos dos ejes dará como resultado uno de los cuadrados en cuestión.

Y bien, ¿qué entendemos por importante? Los expertos remarcan que debemos considerar como tales, a efecto de la matriz de Eisenhower, aquellas actividades que nos acercan a los objetivos de nuestro trabajo (como la planificación de una próxima campaña, atender a un cliente, conocer un nuevo producto…).

Acerca de la urgencia, tres cuartas partes de lo mismo. Hablamos de actividades que requieren una atención inmediata: un informe que hay que entregar ya, organizar un viaje a otra ciudad para acudir a una reunión del día siguiente, una llamada telefónica… Los asuntos urgentes actúan sobre nosotros, nos presionan y reclaman nuestra acción.

Los cuadrantes

Una vez colocadas nuestras tareas en cada uno de los cuadrantes, ya solo queda entender qué significa cada uno de ellos y cómo organizarnos respecto a este método de priorización de tare

• Primer cuadrante

(Importantes y urgentes):

Suelen ser problemas apremiantes o crisis inminentes. También proyectos clave para la empresa cuya fecha límite está a la vuelta de la esquina. Aunque parezca contradictorio, a este cuadrante es al que menos tiempo deberíamos dedicar: hacerlo significa que hemos planificado mal nuestra atención al resto de cuadrantes y que hemos dejado para última hora nuestro trabajo más relevante.

• Segundo cuadrante (Importantes pero NO urgentes): Todo lo contrario sucede con este cuadrante: al tener tiempo por delante para hacer estas tareas tendemos a retrasarlas, pero es justo el ámbito donde más atención y esfuerzos debemos aplicar para evitar que nos ‘pille el toro’. Las personas efectivas no se orientan hacia los problemas/urgencias sino hacia las oportunidades y actúan de forma previsora, advierten los expertos.
• Tercer cuadrante (NO Importantes y urgentes): Suele confundirse con el primer cuadrante, con lo que muchas personas se apresuran a resolver problemas urgentes pero que, en realidad, no revisten mayor relevancia. En ocasiones, esa presión por resolverlos cuanto antes viene de las expectativas e intereses de otros compañeros, pero no se corresponde ni con nuestra agenda ni con los intereses de la compañía. Y es que, a veces, es fácil perdernos entre la multitud de obligaciones del día a día, perdiendo el foco de lo realmente importante y malgastando nuestro tiempo en asuntos de poca solera cuando hay temas donde nos la jugamos que se quedan en el aire. Establecer prioridades es, por ende, la única forma de poder asegurarnos de que abordamos correctamente las tareas y objetivos principales, dejando para luego todo los secundario
• Cuadrante cuadrante (No importantes NI urgentes): Como resulta obvio, este cuadrante es el menos interesante de todos y las tareas que en él se encuentren solo deben ser abordadas cuando todas las demás hayan sido resueltas. Incluso, en la mayoría de ocasiones, podemos delegar estas tareas en otras personas o directamente eliminarlas de la agenda.